Wird ein Exchange Postfach einem anderen Benutzer per Vollzugriff freigegeben, zeigt Outlook trotzdem als privat gekennzeichnete Mails nicht an. Das macht Sinn, da oft die Postfächer der Vorgesetzten für Mitarbeiter freigegeben werden. Die Vorgesetzten erhalten somit die Möglichkeit den Mitarbeitern bestimmten Mailverkehr vorzuenthalten.
Allerdings muss gesagt werden, dass nur Outlook diese Anzeige unterbeindet. Über OWA und bei anderen Mailclients werden auch die privaten Mails angezeigt. Man sollte sich also nicht blind auf diese Funktion verlassen.
Nun gibt es Fälle, in denen auch die als privat gekennzeichneten Mails eines Postfachs angezeigt werden sollen. Z.B. bei einem zentralen Postfach für die Personalabteilung, in der Bewerbungen eingehen. Diese gehen oft als privat gekennzeichnet ein.
Hierzu muss ein sogenanntes Delegate für einen Benutzer definiert werden. Das geht am besten mit einem PowerShell Script. Besonders, wenn das Delegate für mehere Benutzer eingerichtet werden soll.
Dazu habe ich 2 Blogeinträge gefunden. In folgendem Post muss zuvor die EWS Managed API auf einem Client installiert werden.
https://gsexdev.blogspot.com/2009/04/add-delegates-to-mailbox-with.html
In diesem Blog ist das Beispiel abgeändert und kann direkt auf dem Exchange Server über die Exchange Console ausgeführt werden:
https://www.windowspro.de/tipp/exchange-private-nachrichten-freigabepostfach-sichtbar-machen
Hier das Script:
ACHTUNG: in dem Skript wird versucht die Mailadresse des angemeldeten Benutzers auszulesen und damit ein autodiscover durchzuführen. Sollte der Admin, mit dem das Skript ausgeführt wird, keine Mailadresse haben, kann man irgendeine existierende Mailadresse aus dem Unternehmen nutzen: $service.AutodiscoverUrl(„irgendwas@domain.de“).
$mbtoDelegate = "sharedMailbox@domain.de" $delegatetoAdd = "delegateMailbox@domain.de" # ACHTUNG!!! Je nachdem, auf welchem Laufwerk der Exchange installiert wurde, # muss der Pfad zur DLL angepasst werden!!! $dllpath = "D:\exchange\Bin\Microsoft.Exchange.WebServices.dll" [void][Reflection.Assembly]::LoadFile($dllpath) $service = new-object Microsoft.Exchange.WebServices.Data.ExchangeService([Microsoft.Exchange.WebServices.Data.ExchangeVersion]::Exchange2007_SP1) $windowsIdentity = [System.Security.Principal.WindowsIdentity]::GetCurrent() $sidbind = "LDAP://<SID=" + $windowsIdentity.user.Value.ToString() + ">" $aceuser = [ADSI]$sidbind $service.AutodiscoverUrl($aceuser.mail.ToString()) $service.ImpersonatedUserId = new-object Microsoft.Exchange.WebServices.Data.ImpersonatedUserId([Microsoft.Exchange.WebServices.Data.ConnectingIdType]::SmtpAddress, $mbtoDelegate); $mbMailbox = new-object Microsoft.Exchange.WebServices.Data.Mailbox($mbtoDelegate) $dgUser = new-object Microsoft.Exchange.WebServices.Data.DelegateUser($delegatetoAdd) $dgUser.ViewPrivateItems = $true $dgUser.ReceiveCopiesOfMeetingMessages = $false $dgUser.Permissions.CalendarFolderPermissionLevel = [Microsoft.Exchange.WebServices.Data.DelegateFolderPermissionLevel]::Editor $dgUser.Permissions.InboxFolderPermissionLevel = [Microsoft.Exchange.WebServices.Data.DelegateFolderPermissionLevel]::Reviewer $dgArray = new-object Microsoft.Exchange.WebServices.Data.DelegateUser[] 1 $dgArray[0] = $dgUser $service.AddDelegates($mbMailbox, [Microsoft.Exchange.WebServices.Data.MeetingRequestsDeliveryScope]::DelegatesAndMe, $dgArray);